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外贸企业如何选型外贸软件,比较全面和客观的分析,对比,评估,试用,确定外贸管理软件



为了帮助外贸企业、国际贸易企业更好的选购到到符合自身发展需要的管理软件,我们将步骤详细分解如下:涉及到外贸企业之身状况的评估;外贸软件的选型;外贸软件演示,讲解和答疑;外贸软件的试用;软件合同的商务条款确认。


详细步骤如下:


1. 外贸企业需要了解自身的信息化水平现状,目前希望和将来需要达到的管理效率层次。

这个阶段非常的关键,企业管理人员需要足够的重视。一般企业会碰到如下问题:


  1. 看到其它公司用上外贸管理软件了,而自己的公司还使用手工方式或者不能跨设备使用的传统外贸软件,远远落后于快速进步的商业时代。

  2. 外贸公司的客户资料,产品资料以及电子邮件,产品价格等信息分散在不同的电脑上面,协同、更新和监管非常麻烦,浪费了许多商机,甚至耽误了业务的顺利开展。影响了企业稳定,快速的成长。

  3. 随着人工成本的不断提升,如何有效提升所有工作人员和管理人员的效率,变成至关重要了。

  4. 解放管理人员的工作,让管理人员从将日常的琐碎管理事务中解脱出来,有更多的时间来考虑市场,客户,员工的培养,以实现企业的创新、升级,跳跃发展。

  5. 确保业务人员及时的跟进客户,及时高效的回复询盘,销售人员有效的进行报价,跟单人员及时的跟进订单的执行环节,单证人员及时的订舱,报关,财务人员准确的登记往来账款,费用信息,快速进行利润分析,自动化财务分析数据的生成,管理人员可以实时了解业务过程的异常信息,和业务发展趋势。

  6. 旧的管理软件好几年没有升级了,无法按需应变,功能无法扩展以满足企业发展不断增长的管理需求,无法支持新的系统。

  7. 旧的管理软件只支持企业管理的某几个部门的管理需求,如只支持销售部门的管理需求,或者只支持采购部门的管理要求,或者只支持财务部门的管理要求。企业没有一个统一、整合、协同的业务管理系统。

  8. 在移动互联时代,旧的管理软件不支持已经完全普及的智能手机,平板电脑,以及Windows 新系统和Mac电脑。





2.如何选型: 确定了企业的信息化现状、问题,和希望达到的预期层次。 

外贸企业需要了解目前上主流的外贸软件产品所能达到的效率层次。


1. 企业的核心资料(客户,邮件,产品,价格)分散在不同的业务人员电脑上面,不安全,没有统一管控,在展会,Alibaba,环球资源上得到的线索都不能 及时高效的开发,浪费严重,人员辞职交接困难询盘报价也非常低效,连同一个客户的价格追溯都很低效。因此业务相当不稳定。

 因此这个阶段主要减少浪费提升业务部门的效率和业绩,以便企业获得生存和发展空间。


2. 企业已经有了初级基础资料和客户关系效率提升,但是随着订单量的增长,业务团队的扩大,团队协同变得的低效,易错,缺乏追踪,制约了业务的快速发展。

因此需要提升外贸业务执行流程的效率提升,就需要订单,采购,跟单,单证模块来进一步释放企业的工作效率,降低成本。


3.企业的效率水平已经能够覆盖客户关系以及业务流程管理,企业从快速发展到稳定的发展。但是订单利润无法保证,帐款不及时,费用申请混乱,业务人员与财务人员无法及时对账,比如:业务人员还是需要Excel登记与客户的对账台账,往来帐款只有月底的时候才能对一次。

因此就需要关注企业的整体营运效率帐款的安全,盈利水平,因此就需要事前利润核算,往来帐款的准确及时回馈,事后利润准确快速核算,确保所从事的业务有力可图和持续增长。


4.企业开始面对市场和技术的快速变化,但是现有管理软件还是基于上个世纪的技术陈旧,只能支持单一平台,移动端支持形同虚设,管理人员远程使用缓慢,国外断网。而且软件设计僵化,无法灵活调整满足业务扩展需要。

因此这个阶段的企业就需要关注软件的灵活度和发展趋势, 管理软件能够有效利用4G,5G互联网络和多个智能终端的协同应用,同时软件还要能依据业务动态调整和按需应变能力。



这4个层次是理泊软件从众多外贸企业实施经验中总结的 企业从效率的初级层次向高级层次不断渐进发展的阶段, 就像人有马斯洛需求层次的一样。




3. 联系外贸软件公司,提供产品的介绍资料,提供演示,讲解,以及答疑。 

至少要联系4家软件公司,然后重点关注2家软件。

要确定外贸软件哪个好,外贸企业也只能通过一一联系软件公司,要求提供产品详细介绍文档,并要演示、讲解。针对演示过程中的疑问进行答疑讲解。


最终根据其所能满足的效率层次,选定2家软件。


4. 试用外贸软件产品。

试用软件产品是非常重要的一个环节。一般演示,讲解,再加上试用,外贸企业自身就可以确定 外贸软件哪个好。

因为通过试用软件,至少可以确认软件公司的业务人员在演示和讲解过程中,口头说的的东西在软件中得到落实程度,也就是宣传资料、讲解与实际上软件产品的吻合度


一般没有使用过软件的企业,刚开始的时候,听软件公司讲解自身产品的时候,都感觉每一个产品都差不多。 但是,软件不像药品,或者是香水,这些产品在售前是很难体验的。

而软件产品是可以体验的,只要有足够的耐心,就可以体验出产品的细节,以及疑问,然后咨询软件公司,是如何满足要求的,如何满足自己管理上的关键点,所处的行业的特殊性。


经过几天的认真试用,企业就可以很快了解不同公司的软件产品特点和盲点

A.该软件符合能不能很好解决目前的管理效率问题,是60分,80分,还是90分以上,该软件能否跟上公司未来3,5, 10年的效率层次提升需要(包括业务扩展和技术趋势层面)。

B.如该软件是否 像软件公司说宣传的那样,比如说:支持移动设备如iPhone,Android的程度是 100%,还是只有5%?  如果C/S结构的外贸软件公司也宣称支持B/S结构,那么一定要试用B/S结构,看是否只是个别模块支持B/S下面使用,功能是否完整一致,还是只有10~30%是一致的,日常的使用到底能否以BS 结构为主,还是为辅?


C.远程访问速度(注意不是数据量极少的本地数据库运行速度),尤其是在5年以上的业务数据量下的访问速度? 打印格式是否可以与自身日常所使用的格式是达到100%一致,还是80%一致?


D.自己的一些简单需求,这个软件具备的快速调整能力,按需应变能力的程度?以及未来可能扩展需求,该软件的扩展能力展示。



5.  确定外贸软件合作厂商,进行商务条款的确认。

依据试用软件过程中的效率层次匹配层度,成熟度,稳定性可扩展能力等综合考量, 确定选购某一软件产品。


在确定商务条款,要注意选选购的外贸软件的功能模块清单,有无包含特殊需求的启用,行业特性的启用,以及实施初始化的范围,付款方式,部署方式,维保条款,升级版本,数据安全条款等项目,都应该在合同里面有明确的体现。




   

   


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