广交会前期

对广交会参展做一个缜密的计划

成功的参与广交会需要前期做足够充分的工作。包括样品收集，产品整理，宣传册制作，名片，布展等。

传统方法：        

您可以将这些任务安排，在会议后，让各个业务人员都记录在笔记本上，或者是写在公司的黑板上，提醒团队的所有成员。
       

高效方法：        

        您也可以登记在理泊软件的工作台中的行事历，这样每一个业务人员在登入系统后，就可以马上了解到参展事项，如果完成了，可以直接更新状态，并让其他人也随时了解到事情的进展。

约客户

如果你去参展，而且有展位，一定要告知你的客户，所有的联系过的客户。

传统方法：        

您要先整理出所有客户的邮件地址，然后使用Outlook/Foxmail邮件，新增邮件， 然后一封一封发送给客户，效率很低，而且很容易被邮件供应商拦截。

高效方法：        

如果您使用理泊EDP国际贸易软件，在市场模块，您可以选择所有的客户，潜在客户，并“添加到新邮件中”，然后这些客户的邮件就瞬间添加到了新邮件中，  然后将参展的广交会日期，展台编号详细描述在邮件正文里面，顺便要简要描述一下您的企业，产品优势。以及官网参考， 最后是签名。如下图，在理泊软件中，可以快速添加所需通知的客户/潜在客户邮件到新邮件。
       

由于这是群发邮件，因此在发送之前，一定要选择 “群发单显”，以及发送的时间间隔为 120 秒以上，这样可以防止发件人的地址彼此可以看到；发送时间间隔的设置稍微长一点，这样可以避免被邮件的接收方的服务器判为垃圾邮件。如果要发送给成千上万的客户，可以启用理泊EDP云邮件，这样可以快速安全的群发大量邮件。

另：虽然这是简单的邀请函，但最好在写邮件的时候，使用理泊EDP的精美编辑器模式，来设计漂亮的邀请函，这样强化公司的专业度。

整理产品，储备产品知识
       

传统方法：
       

业务人员困惑：产品目录里面也没说产品优势，只有编码，一个产品大几十个编码，几百个产品，都是跟客户要编码跟图片，找工厂查，下个月要去广交会了，请问口语要怎么准备？客户不问的话，感觉除了报价，都不知道要说什么？

在展会上，人多的时候，大家都在忙，没人会帮你接待客户，尤其是新人，这个时候你不能指望着让别人帮你谈一些细节，你也不能客户有问题，就跑去找人问，客户来一次展会没有那么多时间等你确认。
       

所以，你必须提前精心准备你参展产品的详细中英文资料，看熟，背熟参展产品的英文描述，规格，功能，生产用原材料，加工工艺，检验标准，FOB价格，每种产品的净重，包装后的毛重，外包装尺寸，20‘货柜可以装的最多数量。等等

传统的方式，浪费了业务人员宝贵的时间去分头整理这些资料，尤其还要背熟这些描述和规格，这对业务人员是个很高的挑战。而且售前会缺少互动，和道具来辅助业务人员的客户咨询过程。

高效方法：
       

在EDP系统中，可以将工厂收集上来的产品统一整理到Excel文档中，批量一次性导入系统中，包括图片也可以一并同时导入。
       

而各种产品的参数，描述，工艺要求等瞬间就丰富了，针对关键的产品，样品，甚至可以上传精美的PDF文件。然后在展会现场，业务人员就可以使用IPad平板,Mac电脑或者Surface便捷设备向客户展示关联产品的各种参数，描述，图片和PDF。

在EDP系统中，产品模块，还有专门的展会模式， 在展会模式下面，所以产品都采用图文模式，业务人员在接到客人的问询后，可以将客户感兴趣的产品检索出来，并按精美的图文模式展现，针对客户关心的问题，业务人员只需向客户展示系统本身就有的各种丰富信息，图文，PDF等。业务人员只需要简单引导即可。 业务人员在展示产品给客户的时候，可以将特定感兴趣的产品直接添加到报价单中作为备忘，甚至当场就给客户报价和签单。
       

这样客户对贵公司的企业形象，产品专业度，以及业务人员的专业引导 都大大要超越 同行的水品，因此对贵公司也更加影响深刻，成单率更高。

收集展品实物
       

赶快下工厂（车间）收集典型样品实物。记得带相机，也可以直接手机拍照。样品不求多，但求精。带不了的样品一定要拍相片。要做好样品的分类和编号，计下供应价格。

高效方式：         

采购人员可以供应商现场，通过手机或者平板登入理泊EDP国际贸易软件， 对产品实物拍照后，就可以直接上传到系统中的该产品的资料库中，并可随手更新采购价格，装箱信息等。如果有新产品，也可以直接添加图文信息，这样采购人员的效率就大大提升。

准备好您的手机或者平板

要装上Whatsapp, Viber,Kakaotalk,Line,facebook,Skype,这些软件都可以让您轻松找到客户，联系到客户。
       

当然，在外贸的业务人员，也需要申请开通理泊EDP国际贸易软件的外网访问，这样可以随时上传和查阅产品资料，客户资料，以及文档中心的相关文件。

在客户现场，也可以准确定位出客户，潜在客户。瞬间了解该客户的历史往来合作情况，往来邮件情况，订单执行情况，所做过的产品信息等。

相信客户都会被您如此了解双方的合作信息而惊讶。

准 备 记 录 本、装 订 机

记录本用来记录客户的每一个关注点，不要太小气，为每个客户都单独留上几页，跟客户谈的时候边交谈，边记录，一方面有利于自己的后期跟踪，另一方面，客户会体会到被人重视的感觉。

订书机的作用用来订名片，把你的每一个客户的信息跟客户的名片钉在一起，后期方便整理，不会出现混乱。

高效方法：        

记录本上快速记录的东西要及时的更新到系统中的客户资料下面，以便让相关人员和管理人员都可以同步到本次与该客户会谈的概要信息，方便协同跟进。
       

名片夹中的名片也要及时新增或者更新到系统中该客户项下，并表示客户的状态（如近期意向，还是快签约状态），以及客户的分类登记，方便对该客户的持续跟进。

总结

以上是广交会参展的注意事项。借助于理泊EDP国际贸易软件，可以较大化广交会效率，并让业务人员更加专业，也同时在国外客户面前彰显公司创新的软实力、管理效率和形象。