外贸企业如何选型外贸软件，比较全面和客观的分析，对比，评估，试用，确定外贸管理软件

为了帮助外贸企业、国际贸易企业更好的选购到到符合自身发展需要的管理软件，我们将步骤详细分解如下：涉及到外贸企业之身状况的评估；外贸软件的选型；外贸软件演示，讲解和答疑；外贸软件的试用；软件合同的商务条款确认。

详细步骤如下：

1. 外贸企业需要了解自身的信息化水平现状，目前希望和将来需要达到的管理效率层次。

这个阶段非常的关键，企业管理人员需要足够的重视。一般企业会碰到如下问题：

1. 看到其它公司用上外贸管理软件了，而自己的公司还使用手工方式或者不能跨设备使用的传统外贸软件，远远落后于快速进步的商业时代。

2. 外贸公司的客户资料，产品资料以及电子邮件，产品价格等信息分散在不同的电脑上面，协同、更新和监管非常麻烦，浪费了许多商机，甚至耽误了业务的顺利开展。影响了企业稳定，快速的成长。

3. 随着人工成本的不断提升，如何有效提升所有工作人员和管理人员的效率，变成至关重要了。

4. 解放管理人员的工作，让管理人员从将日常的琐碎管理事务中解脱出来，有更多的时间来考虑市场，客户，员工的培养，以实现企业的创新、升级，跳跃发展。

5. 确保业务人员及时的跟进客户，及时高效的回复询盘，销售人员有效的进行报价，跟单人员及时的跟进订单的执行环节，单证人员及时的订舱，报关，财务人员准确的登记往来账款，费用信息，快速进行利润分析，自动化财务分析数据的生成，管理人员可以实时了解业务过程的异常信息，和业务发展趋势。

6. 旧的管理软件好几年没有升级了，无法按需应变，功能无法扩展以满足企业发展不断增长的管理需求，无法支持新的系统。

7. 旧的管理软件只支持企业管理的某几个部门的管理需求，如只支持销售部门的管理需求，或者只支持采购部门的管理要求，或者只支持财务部门的管理要求。企业没有一个统一、整合、协同的业务管理系统。
   

8. 在移动互联时代，旧的管理软件不支持已经完全普及的智能手机，平板电脑，以及Windows 新系统和Mac电脑。

   
   

2.如何选型： 确定了企业的信息化现状、问题，和希望达到的预期层次。 

外贸企业需要了解目前上主流的外贸软件产品所能达到的效率层次。

1. 企业的核心资料（客户，邮件，产品，价格）分散在不同的业务人员电脑上面，不安全，没有统一管控，在展会，Alibaba，环球资源上得到的线索都不能 及时高效的开发，浪费严重，人员辞职交接困难询盘报价也非常低效，连同一个客户的价格追溯都很低效。因此业务相当不稳定。

 因此这个阶段主要减少浪费提升业务部门的效率和业绩，以便企业获得生存和发展空间。

2. 企业已经有了初级基础资料和客户关系效率提升，但是随着订单量的增长，业务团队的扩大，团队协同变得的低效，易错，缺乏追踪，制约了业务的快速发展。

因此需要提升外贸业务执行流程的效率提升，就需要订单，采购，跟单，单证模块来进一步释放企业的工作效率，降低成本。

3.企业的效率水平已经能够覆盖客户关系以及业务流程管理，企业从快速发展到稳定的发展。但是订单利润无法保证，帐款不及时，费用申请混乱，业务人员与财务人员无法及时对账，比如：业务人员还是需要Excel登记与客户的对账台账，往来帐款只有月底的时候才能对一次。

因此就需要关注企业的整体营运效率，帐款的安全，盈利水平，因此就需要事前利润核算，往来帐款的准确及时回馈，事后利润准确快速核算，确保所从事的业务有力可图和持续增长。

4.企业开始面对市场和技术的快速变化，但是现有管理软件还是基于上个世纪的技术陈旧，只能支持单一平台，移动端支持形同虚设，管理人员远程使用缓慢，国外断网。而且软件设计僵化，无法灵活调整满足业务扩展需要。

因此这个阶段的企业就需要关注软件的灵活度和发展趋势， 管理软件能够有效利用4G，5G互联网络和多个智能终端的协同应用，同时软件还要能依据业务动态调整和按需应变能力。

这4个层次是理泊软件从众多外贸企业实施经验中总结的 企业从效率的初级层次向高级层次不断渐进发展的阶段， 就像人有马斯洛需求层次的一样。

3. 联系外贸软件公司，提供产品的介绍资料，提供演示，讲解，以及答疑。 

至少要联系4家软件公司，然后重点关注2家软件。

要确定外贸软件哪个好，外贸企业也只能通过一一联系软件公司，要求提供产品详细介绍文档，并要演示、讲解。针对演示过程中的疑问进行答疑讲解。

最终根据其所能满足的效率层次，选定2家软件。

4. 试用外贸软件产品。

试用软件产品是非常重要的一个环节。一般演示，讲解，再加上试用，外贸企业自身就可以确定 外贸软件哪个好。

因为通过试用软件，至少可以确认软件公司的业务人员在演示和讲解过程中，口头说的的东西在软件中得到落实程度，也就是宣传资料、讲解与实际上软件产品的吻合度。

一般没有使用过软件的企业，刚开始的时候，听软件公司讲解自身产品的时候，都感觉每一个产品都差不多。 但是，软件不像药品，或者是香水，这些产品在售前是很难体验的。

而软件产品是可以体验的，只要有足够的耐心，就可以体验出产品的细节，以及疑问，然后咨询软件公司，是如何满足要求的，如何满足自己管理上的关键点，所处的行业的特殊性。

经过几天的认真试用，企业就可以很快了解不同公司的软件产品特点和盲点：

A.该软件符合能不能很好解决目前的管理效率问题，是60分,80分,还是90分以上，该软件能否跟上公司未来3，5， 10年的效率层次提升需要（包括业务扩展和技术趋势层面）。

B.如该软件是否 像软件公司说宣传的那样，比如说：支持移动设备如iPhone,Android的程度是 100％，还是只有5%？  如果C/S结构的外贸软件公司也宣称支持B/S结构，那么一定要试用B/S结构，看是否只是个别模块支持B/S下面使用，功能是否完整一致，还是只有10～30%是一致的，日常的使用到底能否以BS 结构为主，还是为辅？

C.远程访问速度（注意不是数据量极少的本地数据库运行速度），尤其是在5年以上的业务数据量下的访问速度？ 打印格式是否可以与自身日常所使用的格式是达到100%一致，还是80%一致？

D.自己的一些简单需求，这个软件具备的快速调整能力,按需应变能力的程度？以及未来可能扩展需求，该软件的扩展能力展示。

5.  确定外贸软件合作厂商，进行商务条款的确认。

依据试用软件过程中的效率层次匹配层度，成熟度，稳定性可扩展能力等综合考量， 确定选购某一软件产品。

在确定商务条款，要注意选选购的外贸软件的功能模块清单，有无包含特殊需求的启用，行业特性的启用，以及实施初始化的范围，付款方式，部署方式，维保条款，升级版本，数据安全条款等项目，都应该在合同里面有明确的体现。

   

   

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