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外贸企业如何选型外贸软件,最全面和客观的分析,对比,评估,试用,确定外贸管理软件


2018-08-13 18:54:55        


为了帮助管理外贸企业,国际贸易企业更好的选购到到符合自身发展需要的外贸管理软件,我们将步骤详细分解如下。主要涉及到外贸企业之身状况的评估;外贸软件的选型;外贸软件演示,讲解和答疑;外贸软件的试用;软件合同的商务条款确认。


详细步骤如下:


1. 外贸企业需要了解自身的信息化水平现状,目前希望达到的管理层次,以及将来3~5年之后的企业进一步发展需要达到的理想管理层次。


这个阶段非常的关键,企业管理人员需要足够的重视。一般企业管理人员会有如下想法要上一个外贸管理软件:

  1. 看到其它公司用上外贸管理软件了,而自己的公司还使用手工方式或者不能跨设备使用的传统外贸软件,远远落后于快速进步的商业时代。

  2. 外贸公司的客户资料,产品资料以及电子邮件,订单,往来账款信息等分散在不同的电脑上面,协同、更新和监管非常麻烦,浪费了许多商机,甚至耽误了业务的顺利开展。影响了企业稳定,快速的成长。

  3. 随着人工成本的不断提升,如何有效提升工作人员和管理人员的效率,变成至关重要了。

  4. 确保业务人员及时的跟进客户,及时高效的回复询盘,销售人员有效的进行报价,跟单人员及时的跟进订单的执行环节,单证人员及时的订舱,报关,财务人员准确的登记往来账款,费用信息,快速进行利润分析,自动化财务分析数据的生成,管理人员可以实时了解业务过程的异常信息,和业务发展趋势。

  5. 解放管理人员的工作,让管理人员从将日常的琐碎管理事务中解脱出来,有更多的时间来考虑市场,客户,员工的培养,以实现企业的创新、升级,跳跃发展。

  6. 旧的管理软件好几年没有升级了,无法按需应变,功能无法扩展以满足企业发展不断增长的管理需求,无法支持新的系统。

  7. 旧的管理软件只支持企业管理的某几个部门的管理需求,如只支持销售部门的管理需求,或者只支持采购部门的管理要求,或者只支持财务部门的管理要求。企业没有一个统一、整合、协同的业务管理系统。

  8. 在移动互联时代,旧的管理软件不支持已经完全普及的智能手机,平板电脑,以及Windows 新系统和Mac电脑。




通过这个阶段的分析,我们可以了解到外贸企业需要购买外贸管理软件或者是升级管理软件主要是为了:在人力成本不断上升的时代,最大可能提升员工的工作效率和管理人员的管理效率,更好的提升企业的业绩,服务质量和把握商机。



2.如何选型: 确定了企业的信息化现状、问题,和希望达到的预期。 外贸企业需要了解目前上主流的外贸软件提供上和软件产品。


由于由于外贸管理软件首先是软件产品,是技术产品,因此软件产品的自身架构是非常重要的,就像一个房子的地基一样。比如,iPhone,和Android, 这两个最流行的操作系统, 在功能上可能 都差不多,都由于技术架构的不一样, iPhone永远要比Android运行来的流畅,稳定,快速。像中国企业制造的滚轮只能滑动20秒,德国的滚轮可以滑动3分钟。  技术差别是非常客观的差别,无法轻易改变设置无法改变,不以人的意念为转移。


关于外贸软件,主要有C/S, B/S架构,以及跨设备的B/S架构,手机APP原生程序。关于架构的优劣,不同阵营的软件厂商会依据自身的技术特点,裁剪出符合自身销售的说辞。详细的话,大家可以百度一下:"外贸软件 cs bs" 关键词。

在这里我们只想说出客观的事实: 

  1. C/S结构软件是在1990~1995,伴随着Windows 95左右出现了,它替代了C/S之前的是Dos批处理程序(该类应用程序在1970年计算机发明后,20年后退出主流)。

  2. B/S结构软件是在1998年,随着互联网出现和普及流行起来。2003年后,由于Java/J2EE的流行还是进入主流。从2005年开始,几乎所有的国家系统,如银行,电力,税务,都全部架构于B/S之上。

  3. 2008年 最重要的互联网标准 HTML 5发布,的 2007年苹果发布iPhone,2008年 Android发布,将B/S推向了跨平台的发展新阶段。 这个期间,出现了Alibaba的所有产品线,包括淘宝,百度的所有产品线,谷歌的大部分产品线,苹果的iCloud,以及腾讯微信,到传统软件企业如SAP的高端产品NetWeaver,用友的高端产品: 用友NC,NC Cloud,金蝶 的高端产品线如EAS,金蝶 K/3 Cloud.全部都转向了 B/S 架构,或者是跨平台 B/S架构。


因此,以上的客观事实清晰的表明: C/S架构的软件是上一个世纪的古董,它就像固定电话,或者是传真机一样,不会消亡,只是退出了主流。

目前所有C/S结构的外贸软件企业 都宣称也支持B/S结构也说明了这个趋势,只是C/S结构的外贸软件企业在开发B/S这一全新的程序架构方面,碰到了历史包袱,兼容旧程序逻辑方面的挑战。



3. 联系外贸软件公司,提供产品的介绍资料,提供演示,讲解,以及答疑。 最关键的是要提供试用。

至少要联系8家软件公司,然后重点关注3家软件。

如何确定外贸软件哪个好,外贸企业也只能通过一一联系软件公司,要求提供产品详细介绍文档,并要演示、讲解。针对演示过程中的疑问进行答疑讲解。初步评估软件的匹配度,以及了解软件公司讲解的功能,优势。



4. 试用外贸软件产品。

试用软件产品是非常重要的一个环节。一般演示,讲解,再加上试用,外贸企业自身就可以确定 外贸软件哪个好。

因为通过试用软件,至少可以确认软件公司的业务人员在演示和讲解过程中,口头说的的东西在软件中得到落实程度,也就是宣传资料、讲解与软件标准产品的吻合度


一般没有使用过软件的企业,刚开始的时候,听软件公司讲解自身产品的时候,都感觉每一个产品都差不多。 但是,软件不像药品,或者是香水,这些产品在售前是很难体验的。

而软件产品是可以体验的,只要有足够的耐心,就可以体验出产品的很多细节,以及疑问,然后咨询软件公司,是如何满足要求的,如何满足自己管理上的关键点,所处的行业的特殊性。


经过几天的认真试用,企业就可以很快了解不同公司的软件产品特点和盲点

A.该软件符合公司目前的需求程度是:60%,80%,还是90%以上,该软件符合公司未来3年后的程度,符合公司未来5年的程度,符合公司未来10年的需求程度。 

B.如该软件是否 像软件公司说宣传的那样,支持移动设备如iPhone,Android的程度是 100%,还是只有5%?  如果C/S结构的外贸软件公司也宣称支持B/S结构,那么一定要试用B/S结构,看是否只是个别模块支持B/S下面使用,功能是否完整一致,还是只有20~30%是一致的,日常的使用到底能否以BS 结构为主,还是为辅?

C.远程访问速度(注意不是数据量极少的本地数据库运行速度),尤其是在5年以上的业务数据量下的访问速度? 打印格式是否可以与自身日常所使用的格式是达到100%一致,还是80%一致?

D.自己的一些简单需求,这个软件具备的快速调整能力,按需应变能力的程度?以及未来可能扩展需求,该软件的扩展能力展示。



5.  确定外贸软件合作厂商,进行商务条款的确认。
对比各家软件厂商的产品的功能, 优势,与自身业务流程的吻合层度,以及在试用软件过程中的稳定性,功能完整度,可扩展能力等 综合考量, 确定选购某一软件产品。


在确定商务条款,要注意选选购的外贸软件的功能模块清单,由于特殊功能的启用,行业特性的启用,以及实施初始化的范围,付款方式,部署方式,维保条款,升级调整等项目。都应该在合同里面有明确的体现。



   

   


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