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为了帮助外贸企业、国际贸易企业更好的选购到到符合自身发展需要的管理软件,我们将步骤详细分解如下:涉及到外贸企业之身状况的评估;外贸软件的选型;外贸软件演示,讲解和答疑;外贸软件的试用;软件合同的商务条款确认。 详细步骤如下: 1. 外贸企业需要了解自身的信息化水平现状,目前希望和将来需要达到的管理效率层次。 这个阶段非常的关键,企业管理人员需要足够的重视。一般企业会碰到如下问题:
2.如何选型: 确定了企业的信息化现状、问题,和希望达到的预期层次。 外贸企业需要了解目前上主流的外贸软件产品所能达到的效率层次。 1. 企业的核心资料(客户,邮件,产品,价格)分散在不同的业务人员电脑上面,不安全,没有统一管控,在展会,Alibaba,环球资源上得到的线索都不能 及时高效的开发,浪费严重,人员辞职交接困难询盘报价也非常低效,连同一个客户的价格追溯都很低效。因此业务相当不稳定。 因此这个阶段主要减少浪费提升业务部门的效率和业绩,以便企业获得生存和发展空间。 2. 企业已经有了初级基础资料和客户关系效率提升,但是随着订单量的增长,业务团队的扩大,团队协同变得的低效,易错,缺乏追踪,制约了业务的快速发展。 因此需要提升外贸业务执行流程的效率提升,就需要订单,采购,跟单,单证模块来进一步释放企业的工作效率,降低成本。 3.企业的效率水平已经能够覆盖客户关系以及业务流程管理,企业从快速发展到稳定的发展。但是订单利润无法保证,帐款不及时,费用申请混乱,业务人员与财务人员无法及时对账,比如:业务人员还是需要Excel登记与客户的对账台账,往来帐款只有月底的时候才能对一次。 因此就需要关注企业的整体营运效率,帐款的安全,盈利水平,因此就需要事前利润核算,往来帐款的准确及时回馈,事后利润准确快速核算,确保所从事的业务有力可图和持续增长。 4.企业开始面对市场和技术的快速变化,但是现有管理软件还是基于上个世纪的技术陈旧,只能支持单一平台,移动端支持形同虚设,管理人员远程使用缓慢,国外断网。而且软件设计僵化,无法灵活调整满足业务扩展需要。 因此这个阶段的企业就需要关注软件的灵活度和发展趋势, 管理软件能够有效利用4G,5G互联网络和多个智能终端的协同应用,同时软件还要能依据业务动态调整和按需应变能力。 这4个层次是理泊软件从众多外贸企业实施经验中总结的 企业从效率的初级层次向高级层次不断渐进发展的阶段, 就像人有马斯洛需求层次的一样。 3. 联系外贸软件公司,提供产品的介绍资料,提供演示,讲解,以及答疑。 至少要联系4家软件公司,然后重点关注2家软件。 要确定外贸软件哪个好,外贸企业也只能通过一一联系软件公司,要求提供产品详细介绍文档,并要演示、讲解。针对演示过程中的疑问进行答疑讲解。 最终根据其所能满足的效率层次,选定2家软件。 4. 试用外贸软件产品。 试用软件产品是非常重要的一个环节。一般演示,讲解,再加上试用,外贸企业自身就可以确定 外贸软件哪个好。 因为通过试用软件,至少可以确认软件公司的业务人员在演示和讲解过程中,口头说的的东西在软件中得到落实程度,也就是宣传资料、讲解与实际上软件产品的吻合度。 一般没有使用过软件的企业,刚开始的时候,听软件公司讲解自身产品的时候,都感觉每一个产品都差不多。 但是,软件不像药品,或者是香水,这些产品在售前是很难体验的。 而软件产品是可以体验的,只要有足够的耐心,就可以体验出产品的细节,以及疑问,然后咨询软件公司,是如何满足要求的,如何满足自己管理上的关键点,所处的行业的特殊性。 经过几天的认真试用,企业就可以很快了解不同公司的软件产品特点和盲点: A.该软件符合能不能很好解决目前的管理效率问题,是60分,80分,还是90分以上,该软件能否跟上公司未来3,5, 10年的效率层次提升需要(包括业务扩展和技术趋势层面)。 B.如该软件是否 像软件公司说宣传的那样,比如说:支持移动设备如iPhone,Android的程度是 100%,还是只有5%? 如果C/S结构的外贸软件公司也宣称支持B/S结构,那么一定要试用B/S结构,看是否只是个别模块支持B/S下面使用,功能是否完整一致,还是只有10~30%是一致的,日常的使用到底能否以BS 结构为主,还是为辅? C.远程访问速度(注意不是数据量极少的本地数据库运行速度),尤其是在5年以上的业务数据量下的访问速度? 打印格式是否可以与自身日常所使用的格式是达到100%一致,还是80%一致? D.自己的一些简单需求,这个软件具备的快速调整能力,按需应变能力的程度?以及未来可能扩展需求,该软件的扩展能力展示。 5. 确定外贸软件合作厂商,进行商务条款的确认。 依据试用软件过程中的效率层次匹配层度,成熟度,稳定性可扩展能力等综合考量, 确定选购某一软件产品。 在确定商务条款,要注意选选购的外贸软件的功能模块清单,有无包含特殊需求的启用,行业特性的启用,以及实施初始化的范围,付款方式,部署方式,维保条款,升级版本,数据安全条款等项目,都应该在合同里面有明确的体现。
媒体和新闻发布: 理泊软件市场部 www.lippersoft.com 关于我们: 上海理泊软件科技有限公司专注于为从事国际贸易的大中型企业提供先进的的管理软件解决方案。该方案基于符合信息化趋势的跨设备B/S架构,支持中文、英文、繁体。支持移动智能办公设备(iPhone,iPad,Android智能手机和平板电脑),满足贸易行业企业的所需管理效率提升层次,降低不断上升的人力成本管理成本,稳步增加企业的业绩和效率 。 自2003年从开始,理泊软件拥有中外国际贸易行业中大中型企业成功实施经验,包括国外客户,外商办事处以及,内地和港澳台的贸易公司和集团公司。超过50%的理泊EDP客户是从传统软件升级到理泊EDP,因为理泊EDP系统,符合企业管理软件发展趋势,支持主流智能计算设备,让企业在移动互联信息时代, 进行张略转型或者升级。 |