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理泊软件增值模块:委外加工的外贸模式和流程




背景



随着国际贸易的快速发展,有的国际贸易启用采用成品销售,但是配件,辅料和包材自行采购,同时加工过程委托工厂生产。

这是的国际贸易企业的贸易业务不在像原来那样单纯:原来是成品销售,成品采购,物料和加工过程都不需要自己操心。


同时,国外下的一般都是OEM订单,这样就使得产品资料,配件,辅料非常繁杂,而且由于客户翻单不高,这样产品资料和配件辅料不停的膨胀,最终Excel 无法有效管理。 同时,传统的外贸软件,进销存显得太简单,无法满足需求。但是使用工厂的ERP又太繁琐。而且传统ERP都是按计划生成,产品和配件都是固定的。因此也无法有效满足这个灵活的按订单下订单的国际贸易模式。

 


详细来说,原来的工厂ERP软件一般是基于计划批量生产,产品少,规格固定。 这样的生产管理方式无法有效的应对外向型企业的多OEM产品,多规格,小批量的离散生产模式。因为外向型出口企业,产品的规格,BOM 甚至在报价,订单阶段都需要依据客户的要求而更改。利用传统的ERP方式,那么一个成品BOM可能都有非常多的BOM物料配件结构,就这个缺陷就让工贸一体的企业上这样僵化的信息非常痛苦。



 

理泊EDP国际贸易委外加工解决方案就是为了解决以上问题,它无缝整合了理泊EDP国际贸易软件,并添加委外加工的模块来满足。



 

 委外加工国际贸易企业核心业务流程操作


 


销售报价(需要依据配件BOM来推算成本和给客户的价格)  》  销售订单  (需要依据订单配件BOM来核算成本,并确定各个配件的供应商和单价)》  依据销售订单BOM生成配件辅料采购订单以及 加工服务采购订单  


订单执行

1. 》辅料到货,通知QC验收   》  辅料生成应付帐款

2.》成品生产完毕,通知通知QC验收》 依据加工服务合同,生成应付帐款

出运单证

 出运单证(依据QC的验收登记,或者是  工厂提供的装箱单输入装箱信息或者是 销售出库的信息来源导入,然后提交给单证人员

订仓,商检,报关)   》 提单日期确认后,生成应收发票(与客户真正结算单)。

财务结算

  》应收发票/应收款  》 收款。

  》应付发票/应付款  》 付款   》 登记进项增值税发票。

备注

 理泊EDP对委托加工的出口企业在以下关键环节可以提供显著的效率提升:


1.销售报价的时候,如果是新产品,有时候需要依据配件BOM 生成并依据客户调整辅料和服务项目,这样可以推算出成品的成本。


2.销售订单生成辅料采购的时候,如果成品包含很多辅料/配件,那么采购的工作就变得异常繁杂。为了简化辅料/配件采购,在EDP系统中,可以为产品设置BOM物料清单(支持一个产品多个版本)。 那么生成采购订单的时候,可以自动依据产品BOM生成所需的物料数量,并自动显示采购参考价格。 采购人员可以设定下订单的供应商,并一键生成一张或者是多张采购订单。


3. 在委托加工的流程中,可以启用库存,也可以不启用库存。EDP软件都可以准确核算出销售订单的实际采购成本。

一般如果国际贸易企业需要准确追踪发给工厂的物料,同时存在滚动下订单的时候,建议可以启用库存。同时,启用库存后,也可以预先批量购买辅料,在生产的时候可以发往工厂。

也可以不启用库存,这样每一个订单只是采购符合本订单生产的物料和加工服务,这样业务流程是更加简单的。


附属的流程和模块

包括样品,采购报价&询价,费用,收款,付款, 进销增值税发票登记,出口退税。


核心基础资料:

产品,产品BOM(产品物料清单),客户,供应商管理。


 


  业务单据的术语与理泊EDP的模块对应


 

     客户询盘, 在EDP系统里面对应的是 销售报价/Sales Quotation。

     客户PI,或者是客户的PO, 或者是Sales Contract, 对应的是 EDP系统中的 销售订单/Sales Order。

     采购订单,  对应的是EDP系统的采购订单/Purchase Order。

     客户的结算单:对应的是 EDP系统的 应收发票/应收款/Sales Invoices。

     供应商的结算单,对应上的EDP的应付发票/应付款/Purchase Invoice。

     收款, 对应的是EDP系统的 收款/Collectoin/Recievable Write-off。 无论是收到客户的预收款,货款,尾款 ,以及外币收汇  都使用这个模块 。

     付款  对应的是EDP系统的 付款/Payment/Payable Write-Off。   无论是向供应商申请付款:比如预收款,货款,尾款 都使用这个模块。

 

     装箱单,报关单,商业发票,委托单,或者是Shipping Notice,商检报关 等单据 都统一维护在出运单证/Shipping&Customs 中, 在单证模块,可以一键打印出这些单据。  




理泊EDP业务流程领先支持两种方式操作  


A: “新增到”,将审批后的业务单据快捷推送到下一个流程。如销售订单审批后,可以一键“新增到”生成该订单的采购订单(比较适合于销售人员也同时负责采购的简单业务模式)。

B:  强大灵活的“来源导入”,将上一个业务单据来源导入到本业务流程。如采购人员新增一个采购订单后,灵活选择“来源导入”一个或者是多张销售订单,以此建立关联,表明该订单是为采购哪些销售订单的货。(比较适合于各个业务人员分工明确,同时有比较复杂合并多张单据的业务模式)。


在实际工作中,业务单据操作完毕后,也就是审批通过后,一般要走下一个流程,比如销售订单完成后,需要采购;销售报价完成并确定,就可以生成销售订单。那么从一个流程走到下一个流程,在理泊EDP系统中,有两种灵活的方式: 新增到, 和来源导入

新增到  就是一个业务单据审批后,在打印按钮旁边,就会出现 新增到 按钮, 点击  新增到 就会出现从当前业务单据 向下一键推到的下一个业务单据。


来源导入 就是在生成一个业务单据的时候,可以从上一个流程业务单据中引用导入数据。


在实际的工作过程中,这两个操作都可以应用。区别是,新增到 只能从一个业务单据一键 新增到一个或者多个下一个业务单据,因此这个操作是便捷和直观的:比如销售报价单可以一键生成到销售订单。而来源导入 则可以将多个上一个单据数据合并生成到本业务单据中,因此这个比较灵活的:比如生成采购订单的时候,可以合并多个销售订单来源导入;生成出运单证时,可以合并多个销售订单到同一批出运。


掌握了新增到 ,来源导入  ,在理泊EDP系统中,就可以快速完成日常业务单据的快速制作。 这也是理泊EDP领先同行的操作特性:它同时具备了便捷操作以及强大的灵活性,也就是同时满足国际贸易企业的快捷操作 以及 某些时候需要合并业务单据,或者是需要彼此分工明确的业务单据操作。 


以下业务流程图的箭头方向 表示在理泊EDP软件中即可以“新增到”,也可以“来源导入” 到下一个环节。





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