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高效、无缝地协同办公 OA模块


                                                  

OA模块图


 

                                                  

协同办公是EDP设计理念的重要理念。工作台是协同办公的中心。

           

利用工作台,公司所有员工可以查看公告,消息,话题(可以将不同来源的业务数据聚合到特定的话题下),工作效率检查,管理人员的管理驾驶仓,审批流程,到期提醒的业务单据,以及具有高度协同的日历。            

管理人员通过工作台就可以知晓公司的往来关键讯息,对重要业务单据进行批复,随时了解自己和下属的行程安排。无论在何处,借助无处不在的3G网络和日常随身携带的智能终端设备通过工作台就可以保持与公司的紧密联系。            

   

                   


               

 公告 ,消息,话题:实现真正实现企业级的消息沟通                

               

公告让公司的事务第一时间让所有人员知晓。                

消息快速提醒同事的相关事宜,并可以关联业务单据,让消息接收人可以轻松回溯到消息来源的业务单据。

快捷的接收到同事提交的各种审批事项,点击消息,就可以轻松看到审批单据的内容。

较直观和迅捷的回复,让消息快速传达,并及时收到反馈的回复。回复后,消息会出现置顶通知相关人员消息状态的更新。        

实现消息,任务等可以无缝推送到员工的微信中,让消息沟通跨越设备,时间,空间瞬间直达。员工和管理人员无需登入理泊EDP也可以通过微信及时获取工作台上的关键信息。
               

话题:话题是强大的可以将不同模块的业务信息聚合在一起,以一个公共的话题关联起来,这样方便跨模块设定和查找信息。 最新话题显示最近更新的话题,并按时间顺序排列话题名称。                

    

  务汇总信息:无时无刻,对关键业务数据的提醒                                      

                 

业务汇总信息可以将业务人员业务活动产生的业务信息进行智能提醒,比如直接提醒 过期的客户数,本月待发货的订单数,本月到期的应收账款,让业务人员和管理人员可以看到工作台的那一刻就知晓要发生的关键业务信息,无需人工记忆和协同。这会大大增加业务人员对客户的响应及时性和主动性。


这些业务汇总信息还是分权限,同时是可配置。管理人员可以增加自己需要关注的业务模块数据。业务人员也可以自行按权限来增加与自己相关的业务数据,比如关心过期客户,过期报价单,以及待认领的水单信息。





               

行事历:任务全面协同,井井有条                

               

可以创建自己的任务,设定完成开始时间,日期,并分配,以及分享给其他人。

您不会忘记或者是遗漏自己或者是别人分配的任务,,因为任务会直观的呈现在工作台的行事历中。

针对时间周期长的任务,您也可以分解任务,并将小任务分配给其他人。让他们各司其职。

您无需焦急的猜测分配给同事的完成情况,因为他们完成过程中,以及完成结束后,可以便捷的更新完成进度百分比,以及备注。

您无需详述任务,因为任务可以关联邮件,商机,报价等,让您的同事便捷了解这个任务中的业务单据的全面信息。如在收到邮件的时候,可以创建活动,并分配给其他同事的完成时间和主意事项。 其他人可以收到消息以及在工作台上看到任务,直接点击任务,就可以进入这个邮件。实现高效的任务,业务数据以及人的互动。

 提醒                

可以对关键的业务日期进行提醒,比如销售出货日期,应收款到期日,应付款到期日等等。系统自动提前提醒给相关人员,确保重要日期不再错过。

       

      工作台-目标关键结果OKR看板

OKR的全称是“Objectives and Key Results”,翻译过来就是“目标和关键成果”。它是一种目标管理方法,是一种能够让企业更好的聚焦战略目标,更好的集中配置资源,更好的使团队上下同欲的管理方法。

OKR很适合大部分的国际贸易企业的管理方式,可以让企业有限的资源都聚焦在关键的业务目标上,比如客户,市场,产品开发,产品交付等核心环节。而理泊EDP国际贸易软件将这种管理模式无缝的融合到软件中, 让OKR在企业的落地实现效果更好。

此外,理泊在国际贸易软件的办公OA模块引入流行的番茄工作法。番茄工作法是简单易行的时间管理方法。在番茄工作法一个个时间段内,收获的不仅仅是效率,还会有意想不到的成就感。

现在每个人每个部门都可以即刻开始创建,并分享OKR            


业务人员和部门管理,公司高层都可以直接创建与自身核心业务相关的OKR,设定目标以及完成目标所需要的关键结果评估。可以在自己的工作台的关键结果目标的看板和工作日志中随时了解进度让自己的工作安排可以围绕目标开展。

同时如果该目标与其他同事或者是部门相关,您可以发布给其他同事让他们也知晓团队的OKR。这样可以让团队分享一个共同的目标,共同的任务推进,以及分享共同的达成目标成果。

茄工作法,作息更科学,并成就感满满            

番茄工作法是一套简单的工具和流程,其优点如下:

1、减轻时间焦虑

2、提升集中力和注意力,减少中断

3、增强决策意识

4、唤醒激励和持久激励

5、巩固达成目标的决心

6、完善预估流程,准确地保质保量


理泊软件将番茄工作法直接引入到工作台的行事历中。将工作安排与番茄工作法有效的融合在一起。这样员工无论在办公室还是家里,都可以高效开展工作,同时设定科学的休息时间,可以有效平衡作息时间。而且会话结束时候,系统自动将番茄工作会话的工作内容直接添加到今天的任务活动中。这样做写工作日志的时候,也不用再绞尽脑汁去回想今天做了哪些工作了。



           

目标关键结果OKRs和番茄工作法有效的帮助企业和员工更加科学的工作。让员工和管理者在工作中超越繁琐的事务,变成一项项具有成就的目标和任务。这两个功能强烈推荐理泊软件的所有客户使用。


              

任务进展看板:关键任务协同推进、追踪

  工作台上的任务看板可以对公司内部共享的,方便相关人员对关键的任务进行推进和追踪。主管以及业务人员可以创建任务区域,比如说重要且紧急,紧急,以及不紧急,重要,以及完成,或者是销售任务等区域以及在这个区域中增加新的任务活动等等。         

 



Chatter/聊天:新的团队社交化交流方式,比电子邮件/IM/更迅速、有序和安全

理泊软件Chatter/聊天有点像企业级的slack.com的社交化交流软件,是企业团队交流的新方式,比电子邮件更迅速,有序。员工之间沟通更加有趣,紧密,高效,更加社交化,可以随时随地开始,@员工,#主题,以及赞和关注,无论是否在办公室还是远程。          

 




工作台-邮件面板

                    在工作台中,直接将收到的邮件放在邮件面板中,提醒管理人员与业务人员第一时间处理、标示,建档,分发重要邮件,快速整理非重要邮件。        

已关联邮件            

通过已关联邮件面板,自动列出客户/供应商的邮件,第一时间提醒业务人员去处理。
           

已分发邮件            

如果管理人员收到邮件,可以直接处理,也可以分发给相关人员,分发后邮件后,管理人员可以通过跟踪已分发邮件面板,查看分发邮件的下属处理情况。避免管理人员被繁琐的事务影响,以实现高度协同授权。

 


KPI关键指标仪表盘:超凡业绩 从KPI仪表盘开始

工作台中,业务人员可以随时通过的工作效率检查查询 “我的业绩图表。

管理人员可以在工作台中,通过管理驾驶舱的公司KPI图表,了解公司内的业绩完成目标,关键业务数据的增长趋势图,依据关键业务数据统计。让管理层随时随地,一个点击就了解关于公司健康运营的关键指标 和趋势          

 


          


工作台-工作效率检查

业务人员可以随时查看一个时间区间内的收件信息,发件信息,任务活动起立信息,以及报价信息,订单信息。

管理人员也可以随时了解下属工作的关键指标,如邮件收发,任务活动,订单金额的。实现面向结果,同时兼顾过程的新管理模式,确保第一时间阻碍工作效率的障碍,并对下属进行及时指导 。

       

工作台-管理驾驶仓

 通过管理驾驶报表,管理人员可以在一个界面就可以了解公司所有相关业务层面的直观经营情况。包括商机的个数,金额,不同销售阶段的分布,以及月份趋势。比如订单图表信息,按业务员展示的金额,按业务类别显示的金额饼图,以及按月份展示的订单金额趋势图。 比如 应收账款的图表信息,按照总营收款,以及未付款的金额柱状图,按照客户展示的应收金额和未付款金额,以及按照月份展示的应收账款的月份趋势图。这些直观的图表,可以帮助管理人员快速、便捷,统一的了解公司的营运状态和趋势,帮助管理人员做及时,准确、具有前瞻性的战略判断。        

       


       

文档中心,让企业资料高度协同和安全

随着企业的成长和经营,公司的资料文件不断增长,并成为公司重要的资产资料。如何方便、快捷而又安全的分发和维护这些资料文件成为每个企业需要考虑的重要问题。


1.直接采用服务器上的共享目录吗?这个方式安全上非常脆弱,2017年爆发的针对局域网的病毒感染了上百万台的电脑。同时服务器共享目录只能在局域网内访问,不能远程访问。设置共享方式异常繁琐。

2.采用网盘吗?目前市面上的网盘,主要面向个人用户。而且网盘的服务的分享账号无法与企业内部的账号共享互通,与应用(比如与邮件应用)也无法互相调用、分享。


理泊EDP文档中心全面解决以上问题:简便,高度共享,高度安全。文件中心可以在公司范围内安全的共享文件,统一更新文件。文件中心可以在各个模块的文件附件共享,如在写邮件的时候,可以直接从文件中心在引入文件,收到邮件的时候,可以直接将邮件的附件保存到文档中心。文件/文件夹可以设定为公开,或者是分享给某些人,权限支持递归继承的,如父文件夹是公开的,那么子文件或者是子文件下面的文件也是公开的。文件夹被锁定后,就只能查看,不能更新了。

理泊EDP文档中心的图标显示方式,这样您就可以将公司的产品图片分门别类存放在文档中心,让业务人员在写邮件的时候,新增产品的时候直接引用。 业务人员在供应商现场拍取产品图片的时候,可以直接上传。业务人员可以在展会的时候,在客户面前直接展示公司的专业资质和产品案例图片。

文档中心的关键字检索,可以快速从众多的文件中找到所需文件,而无需关心它们到底被如何存放。关键的是检索查询仍然被系统严格控制,只能检索有权限访问的各类文件。



       


       

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